Qualiopi : les 32 indicateurs et la preuve attendue pour chacun (check-list d'audit 2026)

Qualiopi n'est pas un examen de connaissances : c'est un audit de preuves. L'auditeur ne vous demande pas si vous savez ce qu'est un objectif pédagogique évaluable ; il demande à voir le programme où il est écrit, la grille où il est mesuré et la trace de ce que vous avez corrigé quand il n'était pas atteint. Le Référentiel National Qualité compte 7 critères et 32 indicateurs, et la plupart des refus d'un premier audit viennent non pas d'une mauvaise pratique, mais d'une pratique non documentée. Ce guide reprend chaque critère avec la preuve la plus simple à produire pour un formateur indépendant ou un petit organisme.

Le calendrier à connaître avant de commencer

La certification s'obtient auprès d'un organisme certificateur accrédité par le Cofrac, pour un cycle de trois ans : audit initial, audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois, puis audit de renouvellement. Les indicateurs sont lus différemment selon votre catégorie d'action (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage) et certains sont dispensés pour les nouveaux entrants au premier audit — vérifiez le guide de lecture officiel en vigueur sur le site du ministère du Travail avant de constituer votre dossier, car il est révisé périodiquement.

Critère 1 : l'information du public (indicateurs 1 à 3)

Ce que l'auditeur vérifie : vos prestations sont-elles décrites de façon accessible et à jour (prérequis, objectifs, durée, modalités, délais d'accès, tarifs, accessibilité handicap, méthodes, modalités d'évaluation) ? La preuve : le programme de formation publié, avec les mentions complètes, et la page ou la plaquette où il est diffusé. L'indicateur 3 demande vos indicateurs de résultats (taux de satisfaction, taux de réussite) : commencez à les mesurer dès la première session, même avec trois stagiaires.

Critère 2 : l'analyse du besoin et la conception (indicateurs 4 à 8)

• Indicateur 4 : la trace de l'analyse du besoin du bénéficiaire ou du commanditaire — un questionnaire de positionnement, un compte rendu d'entretien, un email suffisent s'ils sont conservés.
• Indicateurs 5 et 6 : des objectifs rédigés en termes évaluables (« à l'issue de la formation, le stagiaire est capable de… ») et un déroulé pédagogique qui y renvoie. Bannissez les verbes non mesurables (connaître, comprendre, être sensibilisé).
• Indicateur 7 : pour les actions certifiantes, l'adéquation des contenus aux exigences de la certification visée.
• Indicateur 8 : la procédure de positionnement et d'évaluation des acquis à l'entrée.

Critère 3 : l'accueil et le suivi (indicateurs 9 à 16)

C'est le critère le plus documentaire. Le livret d'accueil remis avant l'entrée en formation (conditions de déroulement, règlement intérieur, moyens, contacts) couvre les indicateurs 9 et 10 ; l'indicateur 11 demande l'évaluation des acquis en cours et en fin de formation ; le 12 les mesures contre les abandons ; le 13 le suivi spécifique de l'alternance le cas échéant ; les indicateurs 14 à 16 traitent de l'engagement des bénéficiaires, de l'apprentissage en situation de travail et des situations de handicap. La preuve la plus efficace : un registre de traçabilité par session, avec émargements, évaluations, incidents et actions correctives datés.

Critère 4 : les moyens (indicateurs 17 à 20)

Moyens humains et techniques adaptés, coordination des intervenants, ressources pédagogiques disponibles. La preuve : une fiche par intervenant (CV, titres, expérience), l'inventaire des supports et outils, et, pour l'indicateur 20 (référent handicap), la désignation écrite de la personne référente et ce qu'elle fait concrètement.

Critère 5 : les compétences des intervenants (indicateurs 21 et 22)

Deux indicateurs souvent sous-estimés par les indépendants : vous devez prouver que vous maintenez vos propres compétences (formations suivies, veille, certifications) et que vous les développez. Un tableau annuel de développement des compétences, même d'une page, est la preuve attendue.

Critère 6 : l'inscription dans l'environnement (indicateurs 23 à 29)

• Veille légale et réglementaire (23), veille sur les compétences et métiers (24), veille sur les innovations pédagogiques (25) : trois veilles distinctes, chacune avec ses sources, sa fréquence et une trace d'exploitation (ce que vous avez changé grâce à elle).
• Réseau de partenaires (26 et 27), sous-traitance (27) : conventions et vérification de la conformité des sous-traitants.
• Indicateurs 28 et 29 : pour l'alternance et le handicap, les partenariats avec les acteurs du champ.

Critère 7 : les réclamations et l'amélioration continue (indicateurs 30 à 32)

Recueil des appréciations (30), traitement des réclamations et aléas (31), amélioration continue (32). L'auditeur veut voir la boucle complète : questionnaire de satisfaction, tableau des réclamations avec délai de réponse, et plan d'amélioration où chaque écart constaté a une action, un responsable et une date. Un manuel qualité qui décrit cette boucle, avec une table de correspondance manuel ↔ indicateurs, fait gagner une heure d'audit.

Par où commencer

Téléchargez la check-list Excel des 32 indicateurs (offerte sur la page des documents gratuits) : elle liste pour chaque indicateur la preuve attendue, l'état, le responsable et la date. Remplissez-la honnêtement en une heure : les cases vides sont votre plan de travail. Le Pack Qualiopi Organisme de Formation fournit ensuite les six documents qui portent l'essentiel des indicateurs — manuel qualité, programme conforme, livret d'accueil et règlement intérieur, bilan pédagogique et financier, registre de traçabilité — à compléter avec vos zones [Indiquer …]. Les kits équivalents du marché se vendent entre 149 et 399 €.