PV d'assemblée générale d'association : mentions obligatoires et modèle commenté

Aucun texte de la loi de 1901 n'impose de rédiger un procès-verbal d'assemblée générale. Pourtant, sans PV, une association ne peut ni ouvrir un compte bancaire, ni déclarer un changement de dirigeants en préfecture, ni justifier l'usage d'une subvention. Le PV est la preuve écrite que la décision a bien été prise, par les personnes habilitées, selon les règles que l'association s'est données. Ce guide détaille ce qu'il doit contenir, dans quel ordre, et les oublis qui font revenir le dossier.

Trois documents, pas un seul

Un PV solide ne se rédige pas seul. Il s'appuie sur deux pièces produites avant et pendant la séance, qui en garantissent la valeur :

• La convocation, envoyée dans le délai prévu par les statuts. Huit jours est une pratique courante, quinze jours une prudence utile. Elle porte la date, l'heure, le lieu ou le lien de visioconférence, et surtout l'ordre du jour. Une décision prise hors de l'ordre du jour est contestable.
• La feuille d'émargement, signée à l'entrée par chaque membre présent, avec mention des membres représentés et du nom de leur mandataire. C'est elle qui prouve le quorum.
• Le procès-verbal lui-même, rédigé après la séance et signé par les membres du bureau de séance.

Le modèle du Pack Association Pro les réunit dans un seul fichier en trois parties, précisément pour cette raison : la convocation en partie A, la feuille d'émargement en partie B, le PV en partie C. Vous imprimez, vous convoquez, vous faites signer, vous rédigez.

Les mentions du procès-verbal, dans l'ordre

• L'en-tête : nom complet de l'association tel qu'il figure dans les statuts, adresse du siège social, nature de l'assemblée (ordinaire ou extraordinaire), date, heure d'ouverture et lieu.
• Le rappel de la convocation : date d'envoi et mode d'envoi, avec la mention « conformément aux statuts ». C'est la phrase que vérifie un juge en cas de contestation.
• Le bureau de séance : qui préside, qui tient le secrétariat. En principe le président et le secrétaire de l'association, mais les statuts peuvent prévoir autre chose.
• Le quorum : nombre de membres à jour de cotisation, nombre de présents, nombre de représentés, et la conclusion explicite « le quorum est atteint » ou « l'assemblée peut valablement délibérer ». Si vos statuts ne fixent aucun quorum, écrivez-le aussi.
• L'ordre du jour rappelé, point par point.
• Les résolutions, une par une, chacune avec son intitulé, le débat résumé en quelques lignes, puis le résultat du vote : pour, contre, abstentions, et la mention « adoptée » ou « rejetée ».
• L'heure de clôture et les signatures du président de séance et du secrétaire.

Les résolutions d'une AG ordinaire annuelle

Une assemblée générale ordinaire se tient au moins une fois par an, dans le délai fixé par les statuts après la clôture de l'exercice. Les résolutions récurrentes sont au nombre de six :

• Approbation du procès-verbal de l'assemblée précédente.
• Rapport moral et rapport d'activité, présentés par le président, soumis au vote.
• Rapport financier de l'exercice écoulé, présenté par le trésorier, soumis au vote. C'est cette résolution qui vaut quitus au trésorier.
• Budget prévisionnel de l'exercice suivant, soumis au vote. Les financeurs publics réclament ce budget voté, pas un tableau interne.
• Montant de la cotisation, s'il relève de l'assemblée selon vos statuts.
• Renouvellement des membres du conseil d'administration arrivés en fin de mandat, avec le nom des élus et la durée du mandat.

AG extraordinaire : ce qui change

Modifier les statuts, changer d'objet, transférer le siège hors du ressort de la préfecture, fusionner ou dissoudre relèvent de l'assemblée générale extraordinaire. Les statuts y prévoient en général un quorum plus élevé et une majorité qualifiée, souvent les deux tiers des voix exprimées. Le PV d'AG extraordinaire doit reproduire le texte exact des articles modifiés, ancienne et nouvelle rédaction, faute de quoi la préfecture refuse la déclaration modificative.

Assemblée à distance et vote électronique

Rien n'interdit une AG en visioconférence, à condition que les statuts ou le règlement intérieur l'autorisent et que chaque membre puisse réellement participer et voter. Le PV mentionne alors l'outil utilisé, les modalités de vote et la manière dont l'identité des votants a été vérifiée. Conservez la liste de connexion : elle remplace la feuille d'émargement.

Les cinq oublis qui font revenir le dossier

• Pas de quorum chiffré : la banque refuse d'ouvrir le compte parce qu'elle ne peut pas vérifier que l'assemblée pouvait délibérer.
• Résultats de vote absents : « la résolution est adoptée à l'unanimité » sans nombre de votants ne prouve rien.
• Une seule signature : il en faut au moins deux, président de séance et secrétaire.
• Contradiction avec les statuts : un délai de convocation de huit jours dans le PV alors que les statuts en exigent quinze annule la décision.
• Dirigeants élus non déclarés : tout changement dans la direction se déclare en préfecture dans les trois mois, PV à l'appui.

Que faire du PV une fois signé

Classez-le dans un registre chronologique, papier ou numérique, conservé au siège. Transmettez une copie à la banque si les mandataires changent, à la préfecture en cas de modification déclarable, et aux financeurs qui l'exigent à l'appui du compte rendu financier. Gardez tous les PV sans limite de durée : ils forment l'histoire juridique de l'association, et c'est le premier document réclamé lors d'un contrôle ou d'un litige entre membres.

Le Pack Association Pro contient les statuts en 25 articles, le règlement intérieur, ce modèle de PV en trois parties et le budget prévisionnel en Excel, avec des zones à remplir guidées et un prompt de personnalisation par IA en fin de document. Les statuts complets sont téléchargeables gratuitement pour essayer le format avant d'acheter. Pour une modification statutaire à enjeu, faites relire la version finale par un juriste ou un accompagnateur associatif.